Работа секретаря по телефону: скрипт для подбора персонала

 

Если вам нужно срочно укомплектовать коллектив, то скрипт для подбора персонала вам существенно облегчит задачу.

 

Если в офис позвонили по объявлению до 9:00:

— (Фирма такая-то), слушаю Вас…

— Добрый день…

— По поводу работы перезвоните, пожалуйста, в девять часов, директора еще нет, а я не владею нужной для вас информацией. Извините, до свидания.

Если в офис позвонили по объявлению с 9:00 до 11:00:

— (Фирма такая-то), слушаю Вас…

— Добрый день…

1. — Вы для себя ищете работу?

Ответ: нет.

— Пусть Ваш(а) … перезвонит к нам сам, ему зададут несколько вопросов, и, если будет необходимость, пригласят на прием к директору. Извините, до свидания.

 

2. — сколько Вам лет?

Ответ: до 18.

— до Вашего совершеннолетия, даже если вас примут на испытательный срок, ни одного документа с вами подписано не будет.

Ответ: старше возрастного диапазона, указанного в объявлении.

— Если Вас примут на испытательный срок, работа будет проходить вне офиса, но для Вас предусмотрены бесплатные курсы повышения квалификации и зарплата будет выдаваться ежедневно.

 

3. — У Вас есть … прописка?

 

4. — Где-то учитесь, работаете?

Ответ: учусь.

— Заочное, стационар?

Ответ: стационар.

— студентов стационарного обучения мы не набираем. Извините, до свидания.

 

Ответ: работаю.

— хотите поменять работу или найти по совместительству?

Ответ: найти по совместительству.

— у нас стопроцентная занятость. Извините, до свидания.

 

5. — Сегодня в 11:00 директор проводит собеседование по вопросу Вашего трудоустройства, Вас записать на прием к директору?..

Ответ: нет.

— Перезвоните, пожалуйста, завтра, если останутся свободные вакансии, Вас пригласят на прием. Извините, до свидания.

 

Ответ: да.

— Как Вас зовут?

— Отчество?

— Фамилия?

— Наш офис находиться по адресу… успеете добраться к 11:00?

Ответ: нет.

— Есть еще одно свободное место на 12:00 или записать все-таки на одиннадцать?

Ответ: сегодня не успею.

— перезвоните, пожалуйста, завтра, если останутся свободные вакансии, Вас пригласят на прием к директору. Извините, до свидания.

Ответ: давайте на 12:00 (или 11:00).

— Не забудьте, пожалуйста, взять с собой паспорт, дипломы об образовании, по возможности и трудовую книжку, если таковая имеется, и не опаздывайте, пожалуйста, Ваше время 12:00 (11:00, 11:30, 12:30).

 

Секретарь записывает по три человека на каждые полчаса (возможно собеседование после обеда).

Во-первых не все приходят, во-вторых, будет лучше, если кандидаты будут видеть друг друга.

11:00

1.

2.

3.

 

11:30

1.

2.

3.

 

12:00

1.

2.

3.

 

12:30

1.

2.

3.

Составляя свой скрипт по подбору персонала нужно учесть временные рамки для собеседования. Время для собеседования в каждом городе выбирается разное из-за менталитета и особенностей данного региона. Отсчет идет от начала звонков. Если звонки ранние, то и собеседование назначается до обеда. Если же звонки начинаются ближе к одиннадцати, то собеседование стоит проводить после обеда. Никогда не записывайте людей на завтра. Работа строится по принципу «сегодня-на-сегодня».

 

Перед собеседованием список, в печатном варианте, подается отдельным листом на утверждение менеджеру. Менеджер ставит свою подпись и отдает обратно секретарю для отметок о прибытии людей, записанных на собеседование. Если нет необходимости в таком количестве собеседников, пишется меньшее количество, но не менее трех человек на каждые пол часа, и не менее 7-8 человек в день.

Пришедшему собеседнику секретарь помогает адаптироваться в офисе, отмечает в списке, выдает анкету для заполнения, находит удобное для письма место, помогает, при необходимости, отвечать на вопросы анкеты. После заполнения  анкеты подаются менеджеру в кабинет.

Скрипт по подбору персонала (продолжение).

 

Если в офис позвонили по объявлению с 12:00 до 17:00:

— (Фирма такая-то), слушаю Вас…

— Добрый день…

— На сегодня очень много людей, звоните, пожалуйста, завтра. Извините, до свидания.

 

Если в офис позвонили по объявлению с 17:00 до 18:00:  

— (Фирма такая-то), слушаю Вас…

— Добрый день…

— Как Ваша фамилия?

— Одну минуту… (перебираются анкеты, находится нужная)

— Иванов Иван Иванович?..

— Я Вас поздравляю! Вы прошли первый отборочный тур, ваше тестирование назначено на завтра! У Вас завтрашний день свободен?

         Ответ: нет.

— Побудьте на линии, я узнаю у менеджера, что с Вами делать… (пауза).

Менеджер в виде исключения разрешил перенести Ваше тестирование на послезавтра!

 

         Ответ: да.

— Тестирование рассчитано на полный рабочий день: начинается в девять утра  и заканчивается экзаменом в 18:00. Завтра (или послезавтра) ждем Вас в 9:00, форма одежды официальная, блокнот, ручка, паспорт. Еще раз поздравляю! До свидания!

 

Если в офис позвонили по объявлению после 18:00:

— (Фирма такая-то), слушаю Вас…

— Добрый день…

— Директор уже ушел, а я не владею информацией, звоните, пожалуйста, завтра с 9:00 до 11:00. Извините, до свидания.

 

У нормального секретаря по данному скрипту приход должен быть не менее 75%. Если меньше, тогда секретаря нужно менять. Если вы сами отвечаете на телефонный звонок, помните про правило трех гудков. Более детально правила подбора персонала рассмотрены в моей более ранней статье с одноименным названием.

Данный скрипт для подбора персонала является основой, которую можно легко доработать в вашей нише.

 

P.S.: если возникнут трудности с написанием собственного скрипта, напишите мне письмо, я обязательно отвечу.

 

С уважением, Наталия Каренгина.

 

Читайте другие мои статьи в блоге!