Работа секретаря по телефону: скрипт для подбора персонала
Если вам нужно срочно укомплектовать коллектив, то скрипт для подбора персонала вам существенно облегчит задачу.
Если в офис позвонили по объявлению до 9:00:
— (Фирма такая-то), слушаю Вас…
— Добрый день…
— По поводу работы перезвоните, пожалуйста, в девять часов, директора еще нет, а я не владею нужной для вас информацией. Извините, до свидания.
Если в офис позвонили по объявлению с 9:00 до 11:00:
— (Фирма такая-то), слушаю Вас…
— Добрый день…
1. — Вы для себя ищете работу?
Ответ: нет.
— Пусть Ваш(а) … перезвонит к нам сам, ему зададут несколько вопросов, и, если будет необходимость, пригласят на прием к директору. Извините, до свидания.
2. — сколько Вам лет?
Ответ: до 18.
— до Вашего совершеннолетия, даже если вас примут на испытательный срок, ни одного документа с вами подписано не будет.
Ответ: старше возрастного диапазона, указанного в объявлении.
— Если Вас примут на испытательный срок, работа будет проходить вне офиса, но для Вас предусмотрены бесплатные курсы повышения квалификации и зарплата будет выдаваться ежедневно.
3. — У Вас есть … прописка?
4. — Где-то учитесь, работаете?
Ответ: учусь.
— Заочное, стационар?
Ответ: стационар.
— студентов стационарного обучения мы не набираем. Извините, до свидания.
Ответ: работаю.
— хотите поменять работу или найти по совместительству?
Ответ: найти по совместительству.
— у нас стопроцентная занятость. Извините, до свидания.
5. — Сегодня в 11:00 директор проводит собеседование по вопросу Вашего трудоустройства, Вас записать на прием к директору?..
Ответ: нет.
— Перезвоните, пожалуйста, завтра, если останутся свободные вакансии, Вас пригласят на прием. Извините, до свидания.
Ответ: да.
— Как Вас зовут?
— Отчество?
— Фамилия?
— Наш офис находиться по адресу… успеете добраться к 11:00?
Ответ: нет.
— Есть еще одно свободное место на 12:00 или записать все-таки на одиннадцать?
Ответ: сегодня не успею.
— перезвоните, пожалуйста, завтра, если останутся свободные вакансии, Вас пригласят на прием к директору. Извините, до свидания.
Ответ: давайте на 12:00 (или 11:00).
— Не забудьте, пожалуйста, взять с собой паспорт, дипломы об образовании, по возможности и трудовую книжку, если таковая имеется, и не опаздывайте, пожалуйста, Ваше время 12:00 (11:00, 11:30, 12:30).
Секретарь записывает по три человека на каждые полчаса (возможно собеседование после обеда).
Во-первых не все приходят, во-вторых, будет лучше, если кандидаты будут видеть друг друга.
11:00
1.
2.
3.
11:30
1.
2.
3.
12:00
1.
2.
3.
12:30
1.
2.
3.
Составляя свой скрипт по подбору персонала нужно учесть временные рамки для собеседования. Время для собеседования в каждом городе выбирается разное из-за менталитета и особенностей данного региона. Отсчет идет от начала звонков. Если звонки ранние, то и собеседование назначается до обеда. Если же звонки начинаются ближе к одиннадцати, то собеседование стоит проводить после обеда. Никогда не записывайте людей на завтра. Работа строится по принципу «сегодня-на-сегодня».
Перед собеседованием список, в печатном варианте, подается отдельным листом на утверждение менеджеру. Менеджер ставит свою подпись и отдает обратно секретарю для отметок о прибытии людей, записанных на собеседование. Если нет необходимости в таком количестве собеседников, пишется меньшее количество, но не менее трех человек на каждые пол часа, и не менее 7-8 человек в день.
Пришедшему собеседнику секретарь помогает адаптироваться в офисе, отмечает в списке, выдает анкету для заполнения, находит удобное для письма место, помогает, при необходимости, отвечать на вопросы анкеты. После заполнения анкеты подаются менеджеру в кабинет.
Скрипт по подбору персонала (продолжение).
Если в офис позвонили по объявлению с 12:00 до 17:00:
— (Фирма такая-то), слушаю Вас…
— Добрый день…
— На сегодня очень много людей, звоните, пожалуйста, завтра. Извините, до свидания.
Если в офис позвонили по объявлению с 17:00 до 18:00:
— (Фирма такая-то), слушаю Вас…
— Добрый день…
— Как Ваша фамилия?
— Одну минуту… (перебираются анкеты, находится нужная)
— Иванов Иван Иванович?..
— Я Вас поздравляю! Вы прошли первый отборочный тур, ваше тестирование назначено на завтра! У Вас завтрашний день свободен?
Ответ: нет.
— Побудьте на линии, я узнаю у менеджера, что с Вами делать… (пауза).
Менеджер в виде исключения разрешил перенести Ваше тестирование на послезавтра!
Ответ: да.
— Тестирование рассчитано на полный рабочий день: начинается в девять утра и заканчивается экзаменом в 18:00. Завтра (или послезавтра) ждем Вас в 9:00, форма одежды официальная, блокнот, ручка, паспорт. Еще раз поздравляю! До свидания!
Если в офис позвонили по объявлению после 18:00:
— (Фирма такая-то), слушаю Вас…
— Добрый день…
— Директор уже ушел, а я не владею информацией, звоните, пожалуйста, завтра с 9:00 до 11:00. Извините, до свидания.
У нормального секретаря по данному скрипту приход должен быть не менее 75%. Если меньше, тогда секретаря нужно менять. Если вы сами отвечаете на телефонный звонок, помните про правило трех гудков. Более детально правила подбора персонала рассмотрены в моей более ранней статье с одноименным названием.
Данный скрипт для подбора персонала является основой, которую можно легко доработать в вашей нише.
P.S.: если возникнут трудности с написанием собственного скрипта, напишите мне письмо, я обязательно отвечу.
С уважением, Наталия Каренгина.